印刷物のクオリティを下げずに販促物のコストを抑える小ワザ

Web全盛期の時代ですが、まだまだ紙でないと到達できない方も、紙の方が使いやすいシチュエーションもあります。広報の方が印刷物を作成する機会もまだまだ多いのではないでしょうか。そこで、今回はPRやプロモーションのために、印刷物を多く使っている企業が少しでもコストを抑えるためにできる小ワザを２つ、ご紹介します。

一般的な印刷物のコスト節約方法

印刷物のコストを下げる方法は、いくつかあります。

・冊子なら、ページ数を減らす
・多色刷→単色刷
・紙のランクを落とす

ですが、これはいずれもクオリティが下がる方向です。

ページ数が減れば、コンテンツも減りますし、カラーがモノクロになれば、やはり見栄えに影響します。紙のランクもコストが下がるほど下げると、色の出かたや手触りが変わってくるので、分かる人には分かってしまいます。

細かいことを言えば、ページ数は8や16の倍数にすると印刷の無駄が出にくくなるので、そういった効率のいいページ数になっている時には、ページ数を減らしても期待するほど、コストが下がらない場合もあります。

また、全体の印刷部数を増やせば単価は下がりますが、当然トータルコストは上がります。また、大量に印刷しても使いきれなければ、実質的には単価が下がったとは言えないでしょう。

このように費用を節約した結果、貧しい感じが出てしまっては、広報的には良いとは言えません。

販促物にかかる見えないコストを減らすには

では、クオリティを下げずに、印刷物のコストを下げるにはどうしたらいいのでしょうか。ポイントは、見えないコストを減らすことです。

（１）印刷直前に印刷内容を変更しない

印刷の方法にもよりますが、カラーでカタログ印刷などをする際には、色校の段階で誤字の修正などをするとコスト増になります。

なぜでしょうか。ある程度の年代の方は昔、年賀状印刷で主流だった「プリントゴッコ」を思い出してみてください。（「プリントゴッコ」を知らない世代の方には何で例えるといいかはちょっと宿題に…）

まず、最初に原稿を考え、次にスクリーンにその原稿の模様を焼き付けて型のようなものを作ったと思います。そして、その型にインクを載せ、同じ図柄の年賀状を大量生産していきましたよね。

印刷も同じように、「製版」といって型をつくる工程があるのです。製版してしまった後に、原稿を直すと、版代が余計にかかります。何度か校正のタイミングがあるとしても、いつでも直せると思わないようにしましょう。
以下を参考にしっかり確認してみてください。

良くない原稿確認のスタンス
・とりあえず致命的な問題がないか、一通り目を通す
・最後にしっかり確認すればよいと思い、サラッと見る
・何を見ればよいのか分からないので、誤字脱字だけ指摘しておく

良い原稿確認のスタンス
・間違っているかもしれないと疑って、分かっている文言も全部読む
・大事なお客様に見せても問題ない表現になっているか、考えてみる
・気になるのは自分だけかなと思っても見過ごさず、担当に話してみる

（２）複数の印刷物は番号で管理する

販促物の裏表紙などに、管理番号のようなものが振ってあるのを見たことはあるでしょうか。

これは「印行（いんこう）番号」といって、複数の印刷物を何度も刷る時につけておくものです。番号の付け方は自由ですが、この写真は私が会社員時代に管理していた販促物のもので、「カタログ名称-印刷時期-印刷部数-印刷会社」が示されています。

担当者が変わって、前回いつ刷ったのか、どこの印刷会社で刷ったのかが分からなくても、印行番号をつけておけば、今使っている印刷物を見れば、これらの情報がわかるという仕組みです。

製版が入る印刷の場合、以前の版が残っていればゼロからつくる必要がなく、微修正で済みますし、古い版を誤って使ってしまい、内容が昔のものになっているのを見落として印刷してしまう、などのトラブルも防げます。

表紙が変わらず、内容だけが更新されていく販促物などはパッと見に違いが分かりません。そのため、たとえば、在庫に2018年版と2020年版が混在していると、誤って古い内容のものをお客様に渡してしまうといったこともあり得ます。在庫管理の際にも、この番号を使えば、間違って廃棄前の古い販促物を使ってしまうというトラブルが防げます。

印刷物に関わる、もう一つの見えないコスト

ここで、ご紹介した製版にかかる見えないコストを節約する小ワザで節約できる金額は、実際に数字にしてみると、実はそれほど大きな金額ではない。部数にもよりますが、何十万円も差が出ることはないでしょう。

ただ、色校の段階で内容が変われば、本来は必要なかった調整作業が必要になります。印刷物の管理ができていなければ、いちいち版を探したり、過去の販促物を引っ張り出して内容を確認したりする作業が必要になります。そして、これらの作業からは何も新しいものが生み出されていません。

そうした時間を担当者がもっと生産性の高い作業に振り向けたり、早く帰ってリフレッシュしたりすることに使えるならば、もう一つ見えないコストを削減できたことにならないでしょうか。

ご紹介した小ワザは「早めに内容をしっかり確認する」「印刷物に番号をつけておく」だけです。決して難しいことではないので、よかったら試してみてください！

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