小さな会社のためのオーダーメイド広報支援サービス - 広報の初めの一歩をお手伝いする、小規模会社向けの広報支援サービスです。 -

「片手間の広報」から「資産になる広報」へ。

小さな会社のためのオーダーメイド広報支援サービス

広報の初めの一歩をお手伝いする、小規模会社向けの広報支援サービスです。

導入事例の取材記事のつくりかた

Webサイトや広報誌では、サービスを導入したお客様の事例を紹介する記事がよく出てきます。実際に導入した人にインタビューして、利用者目線でこのサービスはどうなのかを語ってもらったような記事です。実際に使っている人からの声は、企業が自らPRするのとはまた違った説得力がありますよね。

そのような導入事例の取材記事はどのようにつくっていったらいいのか、企画から制作までの流れをご紹介します。

  • 導入事例を掲載するメリット
  • 取材記事掲載までの大まかな流れ
  • 各タスクの概要と注意点
    • 紹介したい事例の選定
    • 選定したお客様への取材依頼
    • 取材前のご案内
    • 取材当日
    • 取材記事作成
    • 取材のお礼とお客様への確認依頼
    • 取材記事の確定・掲載
    • 掲載のご連絡
  • 導入事例の展開

導入事例を掲載するメリット

具体的な進め方に触れる前に、改めて、導入事例を掲載するメリットを確認しておきます。

・信頼感や安心感を与える
実際に導入している実績があるということは、検討しているお客様にとって、安心材料になります。

・導入時のイメージを持たせる
実際に導入する場合、どういう流れで何が起こるのか、同じお客様の立場から語ってもらえるので、お客様にとってはイメージがわきやすくなります。

つまり、迷っているお客様の後押しとして、導入事例が必要だということです。

取材記事掲載までの大まかな流れ

全体の流れとしては、以下のようなタスクがあります。

・紹介したい事例の選定
・選定したお客様への取材依頼
・取材前のご案内
・取材当日
・取材記事作成
・取材のお礼とお客様への確認依頼
・取材記事の確定・掲載
・掲載のご連絡

いつまでに何をすればよいかは、それぞれのタスクにかかる所要時間を計算して、掲載日から逆算していくと分かります。
できあがった記事を先方に確認していただく時間などは、「明日の朝まで」のような急なお願いはしにくいかと思いますので、初めて実施する場合はある程度、日程に余裕を持って進めていくことをおすすめします。目安としては、掲載したい日の1ヶ月ぐらい前から動き出せるぐらいでしょうか。そのぐらい余裕があれば、途中で多少のトラブルが起きても予定に間に合うと思います。

各タスクの概要と注意点

紹介したい事例の選定

これから導入されるお客様に参考にしていただくための導入事例であることを踏まえると、上手に活用されている事例やこれから増えていって欲しいタイプの事例を選ぶのがよいかと思います。
たとえば、従業員●名程度の企業を増やしていきたいのであれば、それと同規模の企業の事例、フルスペックのサービスの導入を増やしていきたいのであれば、フルスペックで導入した企業の事例といったように、検討中のお客様にとって、モデルになるお客様です。
若干、面倒なお願いにはなるので、頼みやすいお客様に頼むということも考えられますが、きちんとした取材記事作成を行えば、先方にとってもアピールに活用していただくことができるかもしれません。まずは、どんなタイプのお客様を増やしていきたいのかから検討してみてはいかがでしょうか。

選定したお客様への取材依頼

取材依頼をする際には、次のような内容を伝え、ご協力をいただけるかどうか、可否を伺います。先方で検討いただく際にも使えるので、依頼書のような形にまとめるとよいでしょう。

取材依頼で伝えるべき内容
・取材の趣旨
・掲載媒体
・掲載予定日
・依頼理由
・取材候補日
・取材でお聞きする内容
・取材場所
・写真撮影の有無

先方が知りたいこと、もっといえば、知らないと不安になるのは「何を言えばいいのか」「何をしたらいいのか」「言ったことがどう使われるのか」です。また、「なぜ自分に頼んできたのか」「受けると何か得になることがあるのか」が分かれば協力もしやすくなるかもしれません。

取材前のご案内

取材依頼の段階で、取材についての情報は提供しているかと思いますが、当日の取材をスムーズに進めていくためにも事前に次のようなご案内や確認をしておきましょう。

取材前に伝えるべき内容
・日時のリマインド
・訪問する人数と担当者の当日連絡先
・取材時にご用意いただきたいもの
(たとえば、お顔写真を撮影する場合は映ってもよい服装など)

取材前に確認するべき内容

・当日どこへお訪ねすればよいか
(遅い時間や休日など、事務所の利用時間外に訪問する場合や規模が大きく受付が複数ある場合、取材対象者が複数名おり、それぞれ違う場所で働いている場合など)
・先方の次のご予定
(スケジュールがつまっている場合)

取材当日

取材当日は改めて、取材の趣旨についてご案内します。会社に話は通っていても、取材を受けられるご本人があまり詳しく聞いていなかったりする場合もありますし、覚えていても細かく記憶していない場合もあるからです。
どのような方に読んでもらうための記事で、今日はどういうことを聞きたいのかを軽くレビューしてから取材に入ります。

録音をする場合、緊張される方もありますので、メモにしか使わないこと、記事は後で確認いただけることをあらかじめ、お話しておくとよいと思います。

取材が始まったら、お客様に話していただきやすい雰囲気をつくることと、伺うべき内容をもらさないことに気を配ります。
話していただきやすい雰囲気をつくるためにできる工夫には、たとえば、相槌を打ったり、ちょっとした感想を伝えたり、話がでてきにくくなったら話題を変えるというのもあります。伺うべき内容をもらさないためには、最終的な掲載原稿のイメージを思い浮かべて、どの部分まで聞けているかをチェックしながら、話を聞いていきます。

写真を撮影する場合には、お話している風景が必要であれば取材中に同時進行で、目線ありの写真が必要であれば、取材前または取材後に撮影をします。これも最終的にどのような絵があればよいかを考えながら、撮り漏れのないようにします。

取材記事作成

取材内容を元に記事を作成していきます。
お聞きしたことを全部、掲載することはできません。できたとしても、分かりづらい記事になってしまいますので、どんなコメントを残して、どんな話は削るかを検討し、文章化していきます。
どれを残すべきことは、
この企業と同じタイプの企業の人(導入事例を読んでほしい人)は導入前にどんなことが気になるか
から判断
していくといいでしょう。

写真は最終的にまとまった文章の内容と合っていて、きれいに映っており、余計なものが映っていない写真を選びます。

すべての素材が揃ったら、最終的なレイアウトに落とし込み、記事を完成させます。

記事が完成したら通して読み直し、誤字脱字などをチェックして、原稿の完成です。

取材のお礼とお客様への確認依頼

取材を終えた後は、お客様へのお礼とできあがった記事原稿の確認のお願いをします。
いつまでに確認して返信をして欲しいのか、目安として、希望は伝えておくとよいと思います。

取材記事の確定・掲載

事実と違っていた点や先方の事情で明確に記載したくない情報など、先方から修正の希望が戻ってきたら、原稿を修正します。
基本的には修正はそのまま反映しますが、完全にお客様の言う通りにしなければならない訳ではありません。商品名の表記をカタカナからローマ字にするといったように、内容の変わらない範囲では、相談の上で編集させてもらうこともあります。

確認作業を終えて、内容が確定したら掲載作業を進めます。
Webサイトであれば、原稿のアップロード、広報誌であれば記事の入稿です。

掲載のご連絡

記事が掲載されたら、お客様へ掲載のご案内は忘れずにしましょう。
WebサイトであればURLをご案内し、広報誌であれば見本誌を送付します。
「無事に掲載されました」というご報告と改めての取材のお礼としてはもちろん、先方でもホームページ上に掲載してくれる、見本誌を配ってくれるなど、お客様の方でさらにPRしてくれるケースもあるからです。

導入事例の展開

1つ目の導入事例ができた後、これをさらに充実させていくには2つの方向性があります。

・事例のバリエーションを増やしていく
・他のツールにも掲載する

事例のバリーエションが増えていけば、より多くのタイプの人が自分に似たケースの実際を知ることができるでしょう。自分に似たケースがあれば、より導入意向も高まりやすくなるはずです。
また、たとえば、広報誌に掲載した内容の縮小版をホームページにも、Webサイトに掲載した内容をリーフレットにも、といったように他のツールに展開していくこともできます。取材依頼の際に、他の広報ツールにも使う可能性を伝えておくと、新たに転載する場合にもスムーズです。

Profile

本多小百合
本多小百合

Honda Sayuri

1983年生まれ 東京都杉並区出身
慶應義塾大学商学部卒業 システムデザイン・マネジメント研究科修士課程修了
建材メーカーで6年間マーケティング・コミュニケーション担当を務め、広報誌編集、webサイト運用、リリース配信、広告出稿、新色開発や商標管理まで幅広く担当。
造園系団体での企画・広報職を経て、2014年にフリーランスのライターとして独立。ベンチャー企業やフリーランサーの取材記事作成、建築家・施主インタビューの記事作成などのほか、Webメディアの企画・編集などにも携わる。
ライター業に加えて、PR会社やブランド会社で必要とされる各種ライティング、取材先や取引先のPR広報にも仕事領域が広がり、2019年より”書ける広報支援パートナー”として「オーダーメイド広報サービス」をスタート。小さな会社や個人で働く人の、会社や商品を知ってもらうにはどうしたらいいか、どうしたら会社や商品を好きになってもらえるかといったコミュニケーション上の課題に対して、受け手・送り手双方の立場で仕事をした経験を生かして、伴走する。